Termos de Serviço

1. Identificação do prestador

1.1. O serviço Ludika, acessível em https://ludika.pt e através da aplicação Ludika para Android, é prestado por VIEIRA MESTRE, LDA, sociedade por quotas, com sede em [a preencher], pessoa colectiva n.º 518027368, matriculada na [a preencher] sob o mesmo número, com o capital social de [a preencher] (doravante, «a Ludika»).

1.2. Contactos: [a preencher]; para assuntos de privacidade e protecção de dados: privacidade@ludika.pt. A Ludika não nomeou Encarregado de Protecção de Dados durante a fase beta; o contacto é o mesmo email de privacidade.

1.3. Estes elementos encontram-se permanentemente acessíveis nesta cláusula, ligada a partir do rodapé do site, nos termos do art. 10.º do Decreto-Lei n.º 7/2004, de 7 de Janeiro.

2. Definições

Para efeitos destes Termos:

• «Serviço»: a plataforma Ludika (aplicação web, aplicação Android e serviços de tempo real associados), tal como descrita na cláusula 3.

• «Cliente»: a pessoa singular que exerce uma actividade profissional, ou a pessoa colectiva (empresa, clínica, centro de explicações ou outra organização), que celebra estes Termos com a Ludika.

• «Utilizador»: cada pessoa singular com credenciais de acesso ao Serviço por conta de um Cliente. Num Cliente individual, o Cliente e o Utilizador são a mesma pessoa.

• «Administrador do Cliente»: o Utilizador designado por um Cliente organização para gerir a conta da organização (ainda não disponível).

• «Colaborador»: o Utilizador que presta serviços por conta de um Cliente organização (profissional assalariado, prestador de serviços ou outro) (ainda não disponível).

• «Pessoa acompanhada»: o paciente, utente ou aluno acompanhado pelo Utilizador, na maioria dos casos uma criança.

• «Família» ou «Representante»: quem exerce as responsabilidades parentais ou a representação legal da Pessoa acompanhada, ou outra pessoa por esta indicada.

• «Convidado»: quem entra numa sala de vídeo ou abre uma página «para casa» através de uma ligação enviada pelo Utilizador, sem conta no Serviço.

• «Dados do Cliente»: todos os dados pessoais e conteúdos introduzidos no Serviço pelo Cliente, pelos Utilizadores ou pelos Convidados, relativos a Pessoas acompanhadas, Famílias e Convidados.

• «Acordo de Subcontratação» ou «DPA»: o acordo previsto no art. 28.º do RGPD, constante do documento Acordo de Subcontratação, que faz parte integrante destes Termos.

• «RGPD»: o Regulamento (UE) 2016/679.

3. Objecto e descrição do Serviço

3.1. Os presentes Termos regulam o acesso e a utilização do Serviço pelo Cliente e pelos seus Utilizadores.

3.2. O Serviço é uma ferramenta informática de apoio à actividade profissional de terapeutas da fala, psicólogos, terapeutas ocupacionais, outros profissionais de saúde, professores e explicadores. Na data destes Termos, inclui:

a) ficha da Pessoa acompanhada, contactos e representantes, condições, episódios de acompanhamento, objectivos e marcos; b) agenda com vários locais de trabalho, consultas presenciais e online, remarcação e exportação em formato iCalendar (.ics); c) notas de consulta com rascunho, finalização, correcções e histórico; d) documentos privados, incluindo registo de consentimentos; e) sala de vídeo para consultas individuais, com actividades e jogos sincronizados e partilha de ecrã autorizada pelo Utilizador; f) «Plano para casa»: ligações temporárias e revogáveis enviadas à Família, com actividades e jogos para fazer em casa, registo do que foi feito e envio de fotografias ou PDF pela Família; g) conta-corrente interna (preços, cobranças, pagamentos e afectações); h) exportação dos dados (ficheiro estruturado JSON, CSV de sessões, calendário .ics e arquivo ZIP com os ficheiros dos documentos e os enviados pelas famílias); i) aplicação Android para o Utilizador, com agenda, fichas, notas, documentos e sala de vídeo.

3.3. O que o Serviço não é. A Ludika:

a) não presta cuidados de saúde nem serviços de ensino, não faz diagnósticos, não recomenda tratamentos e não substitui o juízo clínico ou pedagógico do Utilizador. Todas as decisões clínicas ou pedagógicas são do Utilizador; b) não emite facturas, recibos ou outros documentos fiscais e não é programa de facturação certificado pela Autoridade Tributária. A conta-corrente interna serve de registo de gestão e não substitui os documentos fiscais que o Cliente esteja obrigado a emitir. A ligação a programas de facturação externos ainda não está disponível e, enquanto não for activada, nenhum dado é enviado a esses programas; c) não sincroniza com o Google Calendar ou outros calendários externos; disponibiliza apenas a exportação de um ficheiro .ics que o Utilizador importa por sua iniciativa; d) não grava o vídeo nem o áudio das consultas e não tem funcionalidade de gravação ou transcrição; e) não é apresentada como dispositivo médico.

3.4. A descrição detalhada e actualizada das funcionalidades encontra-se em https://ludika.pt/novidades.

4. Fase beta, acesso por convite e funcionalidades em pré-visualização

4.1. Na data destes Termos, o Serviço está em fase beta privada: só é possível criar conta através de um convite pessoal enviado pela Ludika, e a criação da conta exige a confirmação do endereço de email.

4.2. Durante a fase beta, a Ludika pode alterar, acrescentar ou retirar funcionalidades com maior frequência do que após o lançamento geral. As funcionalidades identificadas no Serviço como «em pré-visualização», «em breve» ou equivalente podem ter erros ou ser retiradas.

4.3. O preço do Serviço durante a fase beta é [a preencher]. As condições de preço após a fase beta serão comunicadas com a antecedência prevista na cláusula 16.

5. Celebração do contrato e quem aceita

5.1. Cliente individual. O profissional que cria conta aceita estes Termos, o Acordo de Subcontratação e toma conhecimento da Política de Privacidade, através de aceitação electrónica no registo. A criação da conta fica registada com a data e a hora. O registo da versão aceite e do endereço de origem da aceitação ainda não está disponível.

5.2. Cliente organização (ainda não disponível). Quando o Cliente é uma pessoa colectiva:

a) a aceitação é feita pela pessoa singular que regista a organização, que declara ter poderes para vincular o Cliente (por exemplo, gerente, administrador ou procurador com poderes bastantes); b) a Ludika pode pedir prova desses poderes (certidão permanente ou procuração) antes de activar funções de organização; c) o Acordo de Subcontratação pode, a pedido do Cliente, ser assinado em documento autónomo; d) o Cliente organização declara na configuração inicial o modelo de responsabilidade pelo tratamento que adopta (cláusula 7.4).

5.3. Colaboradores (ainda não disponível). Os Colaboradores são convidados pelo Administrador do Cliente. Ao aceitar o convite, o Colaborador aceita as regras de utilização destes Termos que lhe são aplicáveis (cláusulas 8, 9 e 11), mas não é parte no contrato entre a Ludika e o Cliente, que responde pelos actos dos seus Colaboradores perante a Ludika.

5.4. Antes da aceitação, os Termos e o Acordo de Subcontratação são comunicados na íntegra, com possibilidade de leitura, descarga e impressão, nos termos dos arts. 5.º e 6.º do Decreto-Lei n.º 446/85, de 25 de Outubro.

6. Conta, credenciais e segurança

6.1. Só pode criar conta quem tenha pelo menos 18 anos e utilize o Serviço no exercício de uma actividade profissional. O Serviço não se destina a consumidores.

6.2. Cada conta de Utilizador é pessoal e intransmissível. O Utilizador não partilha a palavra-passe nem o acesso à aplicação Android com terceiros, e mantém o seu dispositivo protegido (bloqueio de ecrã).

6.3. O Utilizador comunica de imediato à Ludika, para [a preencher], qualquer uso não autorizado da sua conta ou suspeita de violação de segurança.

6.4. O Utilizador mantém os dados da conta (nome, email, profissão) exactos e actualizados nas Definições.

6.5. A Ludika nunca pede a palavra-passe por email ou telefone.

7. Obrigações do Cliente e do Utilizador quanto à actividade profissional e aos dados

7.1. Habilitação profissional. O Cliente declara e garante que:

a) os Utilizadores que exercem profissões reguladas estão habilitados para o seu exercício, com inscrição na ordem profissional respectiva (por exemplo, Ordem dos Psicólogos Portugueses) ou cédula profissional quando aplicável; b) cumpre, quando aplicável, a obrigação de registo junto da Entidade Reguladora da Saúde (art. 26.º dos Estatutos da ERS, aprovados pelo Decreto-Lei n.º 126/2014) e as demais obrigações de licenciamento da sua actividade; c) comunicará à Ludika a perda ou suspensão da habilitação de qualquer Utilizador que dependa dela.

7.2. Responsabilidade pelo tratamento. Quanto aos Dados do Cliente, o Cliente é o responsável pelo tratamento e a Ludika é subcontratante, nos termos do art. 28.º do RGPD e do Acordo de Subcontratação. Cabe ao Cliente, nomeadamente:

a) dispor de fundamento de licitude para cada tratamento (art. 6.º do RGPD) e de uma excepção do art. 9.º, n.º 2, do RGPD para dados de saúde e outras categorias especiais — em regra, para profissionais de saúde, a alínea h), sob dever de sigilo (art. 9.º, n.º 3); b) informar as Pessoas acompanhadas, as Famílias e os Convidados (arts. 12.º a 14.º do RGPD). A Ludika disponibiliza modelos não vinculativos (nota de privacidade para pacientes, alunos e famílias e modelos de consentimento disponíveis na área da aplicação (Definições → Modelos de consentimento)); c) obter e registar os consentimentos exigidos pela lei ou pela deontologia da sua profissão (por exemplo, para teleconsulta, para gravação por meios próprios, de ambos os progenitores, ou do menor com maturidade suficiente); d) realizar a avaliação de impacto sobre a protecção de dados quando exigida (art. 35.º do RGPD e Regulamento da CNPD n.º 1/2018), com a assistência da Ludika prevista no DPA; e) introduzir apenas os dados necessários à finalidade (art. 5.º, n.º 1, al. c), do RGPD); f) definir e cumprir os prazos de conservação aplicáveis à sua profissão; g) responder aos pedidos dos titulares dos dados.

7.3. Sigilo profissional. O Utilizador mantém o sigilo profissional a que está obrigado pela lei e pela deontologia da sua profissão, e o dever de sigilo previsto no art. 29.º, n.º 4, da Lei n.º 58/2019, de 8 de Agosto. A utilização do Serviço não dispensa nem altera esses deveres.

7.4. Modelo de responsabilidade nas organizações (ainda não disponível). O Cliente organização declara qual dos modelos seguintes adopta, e o Serviço reflecte essa escolha nas permissões:

a) organização responsável (modelo por omissão): a organização é a responsável pelo tratamento e os Colaboradores tratam os dados por sua conta; b) profissionais responsáveis independentes: cada Colaborador é responsável pelo tratamento dos dados das Pessoas que acompanha, e a organização disponibiliza o espaço e a ferramenta; c) responsáveis conjuntos (art. 26.º do RGPD), com acordo entre a organização e os Colaboradores que reparta as responsabilidades.

7.5. Ligações enviadas a terceiros. O Utilizador envia as ligações de convite para a sala e as ligações «para casa» apenas à Pessoa acompanhada, à sua Família ou a quem esta indicar, por um canal que considere adequado, e termina ou renova a ligação se suspeitar que chegou a outra pessoa.

7.6. Acesso excepcional a notas clínicas (ainda não disponível). Se o Cliente organização atribuir a um Colaborador acesso a notas clínicas de que não é autor, fá-lo sob a sua exclusiva responsabilidade, nos termos de um regime próprio, a acordar com o Cliente organização, que passará a integrar o contrato.

8. Utilização aceitável

8.1. O Cliente e os Utilizadores não podem:

a) utilizar o Serviço para fins ilícitos ou contrários à deontologia da sua profissão; b) introduzir dados de pessoas com quem não têm uma relação profissional que o justifique; c) aceder ou tentar aceder a dados de outros Clientes, ou contornar as medidas de segurança, os limites de tentativas ou os controlos de acesso; d) realizar testes de intrusão, varrimentos automáticos ou testes de carga sem autorização escrita da Ludika; e) copiar, descompilar ou extrair o código, as actividades, os jogos ou os conteúdos do Serviço, salvo na medida permitida por lei imperativa; f) revender, sublicenciar ou disponibilizar o Serviço a terceiros que não sejam Utilizadores do Cliente; g) carregar ficheiros com código malicioso ou conteúdos ilícitos; h) gravar a sala de vídeo por meios externos sem cumprir as obrigações legais e deontológicas aplicáveis, incluindo o consentimento escrito dos participantes.

8.2. A Ludika pode aplicar limites técnicos razoáveis (por exemplo, número de tentativas, dimensão e número de ficheiros) para proteger o Serviço e os dados.

9. Disponibilidade, manutenção e suporte

9.1. A Ludika procura manter o Serviço disponível de forma contínua, mas, durante a fase beta, não assume um nível de disponibilidade garantido. Nível de serviço após a beta: [a preencher].

9.2. O Serviço depende de infra-estrutura da Cloudflare e das redes dos participantes. Uma consulta por vídeo pode não ser possível por causas alheias à Ludika (rede do participante, bloqueios de firewall, dispositivo). O Utilizador deve ter uma alternativa (por exemplo, telefone ou consulta presencial) para uma consulta que não possa realizar-se.

9.3. As manutenções programadas que possam interromper o Serviço são anunciadas com antecedência razoável, sempre que possível.

9.4. O suporte é prestado por email para [a preencher], em dias úteis, [a preencher], sem prazo de resposta garantido durante a fase beta.

9.5. O pessoal da Ludika não acede aos Dados do Cliente para prestar suporte, salvo pedido ou autorização escrita do Cliente para um caso concreto, nos termos do DPA.

10. Propriedade intelectual

10.1. O Serviço, o código, o design, as marcas, as actividades, os jogos, as histórias e os restantes conteúdos disponibilizados pela Ludika são da Ludika ou dos seus licenciantes. O Cliente recebe uma licença não exclusiva, intransmissível e limitada à duração do contrato para os utilizar no Serviço, no âmbito da sua actividade profissional.

10.2. Os Dados do Cliente pertencem ao Cliente (e, quanto à informação de saúde, à própria pessoa, nos termos do art. 3.º da Lei n.º 12/2005, de 26 de Janeiro). A Ludika não adquire quaisquer direitos sobre eles e trata-os apenas para prestar o Serviço, segundo as instruções do Cliente.

10.3. A Ludika não vende os Dados do Cliente, não os utiliza para publicidade, perfis comerciais, estatística própria ou treino de sistemas de inteligência artificial, e não os comunica a terceiros fora dos subcontratantes ulteriores identificados.

10.4. As sugestões que o Cliente envie sobre o Serviço podem ser usadas pela Ludika para o melhorar, sem contrapartida, desde que não incluam Dados do Cliente.

11. Protecção de dados

11.1. O tratamento dos Dados do Cliente pela Ludika rege-se pelo Acordo de Subcontratação, que faz parte integrante destes Termos. Em caso de contradição entre estes Termos e o DPA quanto a dados pessoais, prevalece o DPA.

11.2. O tratamento dos dados dos Utilizadores pela Ludika como responsável (conta, autenticação, segurança, comunicações sobre o Serviço) rege-se pela Política de Privacidade (e pela Política de Cookies, quanto aos cookies).

11.3. A lista de subcontratantes ulteriores está na página de subcontratantes.

12. Preço e pagamento

12.1. [a preencher]. Hoje não existem planos pagos.

12.2. As alterações de preço são comunicadas com pelo menos [a preencher] dias de antecedência e conferem ao Cliente o direito de resolver o contrato antes da sua entrada em vigor, sem penalização.

13. Responsabilidade

13.1. Cada parte responde, nos termos gerais, pelos danos que cause à outra por incumprimento culposo das suas obrigações.

13.2. O que não é excluído nem limitado. Nada nestes Termos exclui ou limita a responsabilidade da Ludika:

a) por danos causados com dolo ou culpa grave (art. 18.º, al. c), do DL 446/85); b) por danos à vida, integridade moral ou física ou saúde das pessoas (art. 18.º, al. a), do DL 446/85); c) por danos patrimoniais extracontratuais causados na esfera da contraparte ou de terceiros, na medida da al. b) do art. 18.º do DL 446/85; d) pela violação das obrigações de protecção de dados, nos termos do art. 82.º do RGPD, na medida em que a lei não permita a sua limitação; e) em quaisquer outros casos em que a lei não permita excluir ou limitar a responsabilidade.

13.3. Limitações, sem prejuízo da cláusula 13.2:

a) a Ludika não responde por decisões clínicas, terapêuticas ou pedagógicas tomadas pelo Utilizador, nem pelo conteúdo que este introduz; b) a Ludika não responde por falhas das redes ou dispositivos dos participantes, nem por indisponibilidade causada por força maior; c) a Ludika não responde por perdas de dados resultantes de actos do Cliente, dos Utilizadores ou de terceiros a quem estes deram acesso (por exemplo, partilha de palavra-passe ou de ligações); d) em caso de culpa leve, a responsabilidade total da Ludika em cada ano civil fica limitada a [a preencher], e não abrange lucros cessantes nem danos indirectos.

13.4. O Cliente responde perante a Ludika pelos danos resultantes do incumprimento das suas obrigações de responsável pelo tratamento, incluindo a falta de fundamento de licitude, de informação ou de consentimento, e pelos actos dos seus Utilizadores e Colaboradores.

14. Suspensão

14.1. A Ludika pode suspender o acesso de um Utilizador ou de um Cliente, total ou parcialmente:

a) em caso de risco sério para a segurança do Serviço, dos dados ou de terceiros; b) em caso de utilização ilícita ou de violação grave destes Termos; c) em caso de falta de pagamento, depois de aviso e prazo de [a preencher] dias, quando existirem planos pagos; d) por ordem de autoridade competente.

14.2. Salvo urgência, a Ludika avisa o Cliente antes da suspensão, indicando o motivo e o prazo para a corrigir. Em urgência, avisa logo depois.

14.3. Durante a suspensão, os Dados do Cliente não são apagados e o Cliente mantém a possibilidade de pedir a sua exportação, salvo se a suspensão resultar de ordem de autoridade que o impeça.

15. Duração, cessação, exportação e eliminação

15.1. O contrato vigora [a preencher].

15.2. Denúncia pelo Cliente. O Cliente pode pôr termo ao contrato a todo o tempo, pedindo a eliminação da conta nas Definições ou por escrito para [a preencher].

15.3. Denúncia pela Ludika. A Ludika pode pôr termo ao contrato com um pré-aviso de [a preencher] dias. Em caso de violação grave não sanada no prazo indicado no aviso, pode resolvê-lo com efeito imediato.

15.4. Janela de exportação. Após a cessação, por qualquer causa, o Cliente dispõe de [a preencher] dias durante os quais a conta fica em modo de só leitura e pode exportar os seus dados. Antes de pedir a eliminação, o Cliente deve exportar os dados que esteja obrigado a conservar (por exemplo, registos clínicos de psicólogos durante pelo menos 5 anos após o fim da intervenção, Código Deontológico da OPP, ponto 5.5).

15.5. Formato. A exportação disponível nas Definições produz: um ficheiro JSON estruturado com a conta, as fichas, as sessões, as notas, os objectivos, os marcos, os documentos (metadados), os planos para casa e a conta-corrente; um ficheiro CSV das sessões; um ficheiro .ics do calendário; e um ou mais arquivos ZIP com os ficheiros dos documentos e os ficheiros enviados pelas Famílias que ainda não tenham sido apagados. Para limitar a carga sobre o Serviço, cada arquivo ZIP tem um número máximo de ficheiros; quando há mais, as Definições oferecem vários arquivos numerados. O ficheiro JSON identifica cada ficheiro pelo seu identificador, que também consta do índice incluído em cada arquivo ZIP.

15.6. Eliminação. Terminada a janela de exportação, a Ludika elimina os Dados do Cliente, incluindo as cópias nas cópias de segurança no fim do respectivo ciclo de rotação, e entrega ao Cliente, a pedido, uma declaração de eliminação com a data e o âmbito, nos termos do DPA. A eliminação definitiva automática e a declaração de eliminação ainda não estão disponíveis: na data destes Termos, o pedido de eliminação feito nas Definições fica registado com a data (e as ligações «para casa» activas são terminadas de imediato), mas o processamento automático não abrange ainda todos os tipos de dados do Serviço. Os pedidos são tratados caso a caso pela equipa da Ludika, que responde ao Cliente dentro do prazo legal de um mês (prorrogável nos termos do art. 12.º, n.º 3, do RGPD), e combina com ele a exportação e a eliminação ou anonimização, tendo em conta os prazos de conservação que lhe sejam aplicáveis.

15.7. Saída de um Colaborador (ainda não disponível). Quando um Colaborador deixa um Cliente organização:

a) o Administrador do Cliente desactiva o acesso do Colaborador, que perde de imediato o acesso a todos os dados da organização; b) no modelo da cláusula 7.4, al. a), os processos ficam na organização, e o Administrador designa o profissional que passa a acompanhar cada Pessoa; a Ludika disponibiliza registo dessa passagem (ainda não disponível); c) no modelo da cláusula 7.4, al. b), os processos acompanham o profissional, que os pode exportar antes da desactivação ou transferir para uma conta individual própria (ainda não disponível); d) a desactivação não apaga processos clínicos; as Pessoas acompanhadas ou os seus representantes devem ser informados da mudança de profissional pelo Cliente.

15.8. Morte ou incapacidade de um Cliente individual. Este procedimento (contacto com a Ordem profissional, herdeiros ou outro profissional designado; conservação e acesso aos registos clínicos) ainda não está definido.

16. Alteração dos Termos

16.1. A Ludika pode alterar estes Termos por razões legais, de segurança ou de evolução do Serviço.

16.2. As alterações são comunicadas por email e no Serviço com pelo menos 30 dias de antecedência, salvo quando decorram de imposição legal ou de razão urgente de segurança. A comunicação indica as cláusulas alteradas.

16.3. Se não concordar, o Cliente pode resolver o contrato antes da data de entrada em vigor, sem penalização, beneficiando da janela de exportação da cláusula 15.4. A continuação da utilização após essa data não vale, por si só, como aceitação de alterações substanciais, que serão aceites expressamente.

16.4. As versões anteriores dos Termos ficam disponíveis em [a preencher].

17. Comunicações

17.1. As comunicações da Ludika ao Cliente são feitas para o email da conta (no Cliente organização, também para o email do Administrador do Cliente).

17.2. As comunicações do Cliente à Ludika são feitas para [a preencher] ou para a morada da sede.

18. Lei aplicável, tribunais e resolução alternativa de litígios

18.1. Estes Termos regem-se pela lei portuguesa.

18.2. Para os litígios emergentes destes Termos é competente o tribunal da comarca de [a preencher], sem prejuízo das regras de competência imperativas.

18.3. As partes procurarão resolver qualquer litígio por acordo antes de recorrer a tribunal, através de comunicação escrita com proposta de solução e prazo de resposta de 30 dias.

18.4. Resolução alternativa de litígios. Os regimes de resolução alternativa de litígios de consumo (Lei n.º 144/2015) não se aplicam, em princípio, porque o Serviço se destina a profissionais.

19. Disposições finais

19.1. A invalidade de uma cláusula não afecta as restantes; a cláusula inválida é substituída, nos termos do art. 13.º do DL 446/85, pelas normas supletivas aplicáveis.

19.2. O Cliente não pode ceder a sua posição contratual sem acordo da Ludika. A Ludika pode cedê-la a sociedade que lhe suceda na exploração do Serviço, com aviso prévio de 30 dias e direito de resolução do Cliente.

19.3. Integram estes Termos: o Acordo de Subcontratação e os seus anexos; quando aplicável ao Cliente organização, o regime de acesso excepcional a notas clínicas.

19.4. Data de entrada em vigor: [a preencher].